Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật Nhà nước

Một số điểm cần lưu ý:

Điều 2. Đối tượng áp dụng

- Quy chế này áp dụng đối với các Phòng chuyên môn, Đội Quản lý thị trường trực thuộc Cục Quản lý thị trường tỉnh Đắk Nông (sau đây gọi là đơn vị) và công chức, người lao động trong các đơn vị (sau đây gọi là Cá nhân) có liên quan đến tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản của Cục Quản lý thị trường (QLTT) tỉnh Đắk Nông.

- Các Phòng chuyên môn, Đội QLTT trực thuộc Cục QLTT tỉnh Đắk Nông áp dụng các quy định Quy chế này để triển khai thực hiện cho phù hợp.

Ðiều 6. Nguyên tắc thực hiện

Việc thực hiện tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Cục theo những nguyên tắc sau đây:

1. Đơn vị, cá nhân phải thực hiện đúng nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ thông tin, viễn thông, văn thư, lưu trữ.

2. Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được quản lý tập trung tại Văn thư Cục, Văn thư đơn vị (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, đăng ký vào Hệ thống eDMS, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Sổ văn bản đi, sổ văn bản đến là duy nhất, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

3. Những văn bản do Lãnh đạo Cục, Lãnh đạo và chuyên viên các đơn vị nhận trực tiếp đều phải chuyển lại Văn thư đăng ký văn bản đến theo quy định.

4. Văn thư không làm thủ tục đăng ký văn bản đi, đến và gửi trả lại đối với những văn bản không đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định của Nhà nước.

5. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngành nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi, văn bản đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải trình và chuyển giao, phát hành ngay sau khi nhận được văn bản.

6. Văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của Cục, các đơn vị trực thuộc Cục phải được tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý qua hệ thống eDMS.

7. Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.

8. Văn bản đến nếu là bản giấy, phải được số hóa theo quy định và tiến hành gửi, nhận và xử lý văn bản chủ yếu trên bản điện tử của Hệ thống eDMS.

9. Văn bản đến dạng điện tử nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có). Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.

10. Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời Bên nhận phản hồi cho Bên gửi được biết thông qua hệ thống eDMS để xử lý theo quy định.

11. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước (Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 ban hành ngày 15/11/2018, Nghị định số 26/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 28/02/2020 Quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, Thông tư số 24/2020/TT-BCA của Bộ Công an ngày 10 tháng 3 năm 2020) và hướng dẫn tại Quy chế này.

12. Thời hạn xử lý văn bản được tính theo thời gian ghi nhận trên Hệ thống eDMS. Nếu thời gian ghi nhận sau 17h00 của ngày làm việc hôm trước hoặc trước 8h00 ngày làm việc tiếp theo thì tính là 8h00 của ngày làm việc tiếp theo.

13. Hồ sơ trình lãnh đạo ký phải đầy đủ và đúng thể thức quy định. Không giải quyết đối với các trường hợp trình ký không đủ hồ sơ và không đúng thể thức quy định.

14. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc cụ thể theo thẩm quyền của Cục và các đơn vị trực thuộc Cục (sau đây gọi chung là cá nhân) có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của Cục theo đúng quy trình.

15. Các hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn, thủ tục bảo quản theo đúng quy định.

16. Việc xây dựng quy trình và triển khai gửi, nhận và quản lý văn bản điện tử cần bảo đảm hiệu quả, tiết kiệm, thống nhất và an toàn, an ninh thông tin.

Ðiều 8. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Cản trở, ngăn cản trái phép hoặc thay đổi quá trình truyền, gửi, nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng hoặc hoạt động của cơ quan, đơn vị.

2.Truy nhập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép một phần hoặc toàn bộ văn bản điện tử được trao đổi.

3. Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt hoặc sử dụng trái phép tài khoản điện tử, khóa mật mã, chứng thư số của người khác để gửi, nhận văn bản điện tử.

4. Lợi dụng việc trao đổi văn bản điện tử để tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật công tác và những thông tin bí mật khác do pháp luật quy định.

Điều 35. Thẩm quyền sao văn bản

Cục trưởng có thẩm quyền ký tất các các bản sao văn bản do Cục, đơn vị trực thuộc ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến. Cục trưởng có thể giao cấp phó ký thay hoặc ủy quyền Trưởng phòng TCHC ký sao các văn bản thuộc thẩm quyền.

Đối với các Đội QLTT: Đội trưởng ký sao các văn bản do Đội ban hành, văn bản do cơ quan, tổ chức khác gửi đến.

2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 11 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và Điều 3 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phỉ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

Chi tiết Quy chế tại đây: